VZW’s worden geplaagd door dienstnota ondernemingsrechtbank Gent
VZW’s die vandaag via de ondernemingsrechtbank van Gent beslissingen willen laten publiceren in het Belgisch Staatblad botsen op een dienstnota die een reeks bijkomende administratieve verplichtingen oplegt. Steven Matheï, VZW- en verenigingsexpert hekelt deze aanpak en wijst op de nood aan digitalisering: “De dienstnota zorgt voor nog meer administratieve rompslomp voor VZW’s en creëert ongelijkheid. Het wordt hoog tijd dat het volledige proces eindelijk eens gedigitaliseerd wordt,” aldus Matheï.
Oprichtingsakten van VZW’s kunnen vandaag elektronisch neergelegd worden. Andere belangrijke beslissingen moeten nog steeds op papier (door het opsturen of fysiek afgeven) worden neergelegd op de griffie van de ondernemingsrechtbank voor publicatie in het Staatsblad. Dit kan niet elektronisch. Voorbeelden hiervan zijn een statutenwijziging of de benoeming of ontslag van een bestuurder. Deze neerlegging op papier zorgt voor een grote administratieve rompslomp voor VZW’s en de vele bestuurders/ vrijwilligers die er actief zijn.
Op 5 april 2022 vaardigde de voorzitter van de ondernemingsrechtbank van Gent voor de VZW’s in Oost- en West-Vlaanderen in het kader van staatsbladfraude een dienstnota uit die nog meer verplichtingen oplegt zoals het toevoegen van een kopie van de identiteitskaart van de persoon die de documenten opstuurt of binnenbrengt en alle ontslagen en benoemde bestuurders van de VZW. Ook het verslag van de vergadering, getekend en geparafeerd door alle ontslagen en nieuw benoemde bestuurders moet bijgevoegd worden. Dit gaat veel verder dan wettelijk voorzien en de gangbare praktijk tot nu toe.
Steven Matheï: “Deze dienstnota is voorlopig enkel uitgevaardigd door de voorzitter van de ondernemingsrechtbank van Gent. In de andere ondernemingsrechtbanken van ons land worden er geen bijkomende verplichtingen opgelegd. Bovendien wordt de nota ook nog eens anders geïnterpreteerd door de verschillende griffies van de afdelingen van de ondernemingsrechtbank van Gent. Op het terrein heerst er bijgevolg onduidelijkheid en onzekerheid. Een grondige afstemming is hier echt wel op zijn plaats om algemene chaos bij de 140000 VZW’s in ons land te te vermijden.”
Bovendien bestaat het gevaar dat deze regeling verder uitgebreid wordt naar alle VZW’s in heel België. In een antwoord op een parlementaire vraag van Steven Matheï antwoordt de minister van justitie Vincent Van Quickenborne immers: “Het is de bedoeling om in eerste instantie de impact en effectiviteit van de toepassing van de dienstnota te bekijken waarna een evaluatie zal gebeuren. Vervolgens zal rekening houdend met deze evaluatie en na overleg met alle belanghebbenden een omzendbrief worden opgesteld die van toepassing zal zijn voor alle ondernemingsrechtbanken.”
Daarnaast is Steven Matheï bezorgd over de zware administratieve belasting die deze dienstnota met zich meebrengt voor VZW’s. “VZW’s, die veelal gedragen worden door vrijwilligers en onmisbaar zijn voor het versterken van het sociaal weefsel in ons land, worden vandaag geconfronteerd met veel te veel administratieve rompslomp. Deze dienstnota maakt het er niet beter op,” zegt Matheï.
Eerder diende hij als cd&v-Kamerlid in het federaal parlement een resolutie in waarmee hij de regering opriep om de administratieve rompslomp te verminderen door de digitalisering voor VZW’s op te drijven. Hieraan koppelde hij een digiplan voor VZW’s met tien concrete maartregelen, zo ook een volledige digitale neerlegging van akten in het Belgisch Staatsblad. “De minister van Justitie Vincent van Quickenborne heeft reeds meermaals aangegeven te werken aan een digitalisering van het proces. Maar vandaag is het nog altijd wachten op effectieve veranderingen in de praktijk. Een verdere digitalisering van overheidsprocessen en -documenten is nochtans noodzakelijk om de administratieve rompslomp te verlichten en de werking van verenigingen efficiënter maken. Zo kunnen deze organisaties zich focussen op hun hoofdactiviteiten en opnieuw zorgen voor de verbinding die we de afgelopen jaren allemaal zo gemist hebben,” besluit Matheï.
