UPDATE - GOEDGEKEURD: Elektronisch en schriftelijk vergaderen in de VZW tijdens én na corona
De coronamaatregelen zorgen ervoor dat je als VZW niet zomaar een algemene vergadering of een bijeenkomst van het bestuursorgaan kan organiseren. Nochtans is dat vaak nodig en soms zelfs verplicht. Tijdens de eerste coronagolf werd een speciale regeling uitgewerkt door toenmalig minister Koen Geens. Op dit moment is deze niet meer van kracht. Maar in de Kamer is er een nieuwe regeling in de maak die ook na de coronacrisis van toepassing zal blijven.
UPDATE: De Kamer keurde op 17 december de nieuwe regeling goed. Deze is van kracht van zodra de wet gepubliceerd wordt in het Belgisch Staatblad.
Zowel de algemene vergadering als het bestuursorgaan kunnen dan schriftelijk en elektronisch vergaderen.
1. De regeling voor het bestuursorgaan
1.1. Elektronische beraadslaging van het bestuursorgaan
Elektronische beraadslaging van het bestuursorgaan (bijvoorbeeld via de telefoon, Zoom, Teams,.. ) was reeds mogelijk. Ook wanneer dit niet opgenomen is in de statuten. Dit werd expliciet bevestigd door de minister van Justitie.
1.2. Schriftelijke beraadslaging van het bestuursorgaan
De mogelijkheid om als bestuursorgaan schriftelijk te vergaderen is ook reeds voorzien in het Wetboek vennootschappen en verenigingen.
Het bestuursorgaan kan schriftelijk beslissen bij eenparigheid. Dat wil zeggen dat elke bestuurder akkoord moet zijn met een beslissing, met uitzondering van de besluiten waarvoor de statuten deze mogelijkheid uitsluiten.
2. De regeling voor de algemene vergadering
De algemene vergadering van een VZW moet minstens 1x per jaar samenkomen voor o.a. de goedkeuring van de jaarrekening en dit uiterlijk 6 maanden na afsluiting van het boekjaar. Zo staat het vermeld in de wet. Daarnaast komt de algemene vergadering in vele VZW's bijkomend samen, bijvoorbeeld om bestuurders te benoemen, een statutenwijziging door te voeren...
Probleem is dat men op dit moment niet fysiek samen mag komen door de coronamaatregelen.
Daarom werden er twee alternatieven uitgewerkt, die ook na corona gebruikt kunnen worden:
2.1. Elektronische algemene vergadering
Wat?
Men kan de algemene vergadering van de VZW op afstand organiseren zonder dat dit in de statuten dient opgenomen te zijn. Het is het bestuursorgaan dat beslist of de leden op afstand via een elektronisch communicatiemiddel kunnen deelnemen aan de algemene vergadering.
Voorwaarden
De algemene vergadering moet door het bestuursorgaan op een correcte manier worden samengeroepen.
Het moet daarbij duidelijk zijn hoe de algemene vergadering concreet wordt georganiseerd (bv. Via telefoon of via een digitale tool zoals "Teams", "Zoom", "Skype",…).
Het gebruikte communicatiemiddel moet het toelaten om de hoedanigheid en de identiteit van de leden die het gebruiken te controleren (dit is het geval bij het gebruik van "Zoom", "Teams", "Skype",...). Bij een beperkt aantal leden is dit ook mogelijk via de telefoon.
Het gebruikte communicatiemiddel moet ervoor zorgen dat de leden rechtstreeks, gelijktijdig en onafgebroken de bespreking kunnen volgen en kunnen stemmen.
Ook moet het elektronisch communicatiemiddel de leden in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen, tenzij de VZW in de oproeping van de algemene vergadering motiveert dat ze niet over zulk communicatiemiddel beschikt (tijdelijke bepaling tot 30 juni 2021).
Eventuele technische problemen en incidenten die de deelname of stemming langs elektronische weg hebben belet of verstoord, moeten opgenomen worden in de notulen van de algemene vergadering.
Er dient een Bureau van de algemene vergadering te worden ingericht. De leden van het bureau van de algemene vergadering kunnen niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering deelnemen. Het is essentieel dat de leden het bureau aanwezig zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt georganiseerd omdat zij de notulen moeten maken en tekenen en verantwoordelijk zijn om de geldige samenstelling van de vergadering te controleren. Er is nergens wettelijk bepaald wie dit moet zijn. Je kan hiervoor bijvoorbeeld enkele kernleden kiezen (voorzitter, secretaris, penningmeester,…).
Ook vooraf stemmen langs elektronische weg wordt mogelijk.
Er kan ook gestemd worden op afstand vóór de algemene vergadering langs elektronische weg. Dit moet dan wel zijn opgenomen in de statuten .
2.2. Schriftelijke algemene vergadering
Wat?
Het bestuursorgaan kan beslissen om de algemene vergadering van de VZW schriftelijk te organiseren zonder dat dit in de statuten dient opgenomen te zijn.
Voorwaarden
Alle leden moeten akkoord gaan met deze werkwijze en de besluiten moeten bij eenparigheid van de stemmen worden genomen.
Het is niet toegelaten een schriftelijke algemene vergadering te organiseren in geval van statutenwijzigingen.
De besluitvorming moet schriftelijk gebeuren, zonder dat je verlangt dat de leden fysiek samenkomen.
De leden van het bestuursorgaan en de eventuele commissaris mogen op hun verzoek kennis nemen van de besluiten.
Besluit: VZW’s tijdens en na corona
De coronacrisis maakt het onmogelijk om als VZW fysiek te vergaderen.
Voor het bestuursorgaan liet het Wetboek vennootschappen en verenigingen reeds elektronische en schriftelijke besluitvorming toe.
Ook voor de algemene vergadering wordt elektronische en schriftelijke besluitvorming nu mogelijk gemaakt.
Zowel tijdens als na corona zal elektronische en schriftelijke besluitvorming mogelijk zijn.
