Neerlegging bij het Belgisch Staatsblad moet digitaal en gratis gemaakt worden voor VZW's

Het nieuwe Wetboek vennootschappen en verenigingen zorgt voor nieuwe regels voor VZW’s. Deze zijn, voor bestaande VZW’s, in werking getreden op 1 januari 2020. Elke bestaande VZW moet haar statuten aanpassen voor 1 januari 2024. Hiervoor is een bijhorende publicatie in het Belgisch Staatsblad nodig. “Momenteel wordt de publicatie in het Belgisch Staatsblad door veel VZW’s ervaren als een administratieve last, een aanpassing van die procedure is noodzakelijk", zegt Steven Matheï. "Om de administratieve last voor VZW's te verminderen, wil CD&V dat de neerlegging en publicatie in het Belgisch Staatsblad digitaal én gratis gemaakt worden." Dit alles kadert in een aantal “verenigingsvriendelijke maatregelen” waar CD&V naar streeft.

Aantal vennootschappen stijgt, aantal VZW’s niet

De notarissen stelden al vast dat sinds 1 mei 2019, de datum dat het nieuwe wetboek in werking trad, er al een derde meer commerciële vennootschappen (zoals een NV, BV,…) opgericht zijn dan tijdens dezelfde periode in 2018. “Voor VZW’s zien we deze stijging niet”, aldus Steven Matheï. Hij onderzocht het aantal oprichtingen, ontbindingen en statutenwijzigingen. Sinds de invoering van de nieuwe regelgeving bleef het aantal nieuwe VZW’s stabiel. Wel werden er sinds de nieuwe regelgeving meer VZW’s ontbonden dan in dezelfde periode in de voorgaande jaren.  In Limburg is deze stijging zeer duidelijk waar te nemen. “Dit kan erop wijzen dat heel wat slapende VZW’s n.a.v. de nieuwe wetgeving en verplichte statutenwijziging beslissen om over te gaan tot ontbinding, wat op zich een goede zaak is.”

Nieuwe regels voor VZW’s, maar bestaande VZW’s zijn nog niet massaal in actie geschoten

Hoewel elke VZW naar aanleiding van de nieuwe wetgeving de statuten zal moeten aanpassen en er in Limburg een duidelijke stijging van het aantal statutenwijzigingen waar te nemen is, is er op nationaal niveau geen grote stijging vast te stellen in de periode 1 mei 2019 tot en met 31 december 2019. Heel wat VZW’s wachten dus af. Op zich hebben VZW’s immers tot 1 januari 2024 de tijd om hun statuten aan te passen. Vele VZW’s zullen de komende maanden en  jaren dus nog een statutenwijziging moeten doorvoeren en deze vervolgens moeten bekendmaken door een publicatie in het Belgisch Staatsblad.

CD&V wil verenigingsvriendelijke maatregelen: digitale én gratis publicatie in Belgisch Staatsblad

Steven Matheï: “Momenteel wordt de neerlegging en de publicatie in het Belgisch Staatsblad door VZW’s ervaren als een grote administratieve last.” Het gaat zelfs zo ver dat bepaalde beslissingen door VZW’s niet worden neergelegd en gepubliceerd, alhoewel dat verplicht is. “Voor belangrijke beslissingen zoals een statutenwijziging of de benoeming/ontslag van een bestuurder moeten de beslissingen worden neergelegd op de griffie van de rechtbank en worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Dat is een omslachtige procedure: er moeten telkens 2 officiële (ongebruiksvriendelijke) aanvraagformulieren worden ingevuld op papier. Deze moeten vervolgens in twee- of drievoud worden afgeprint. Er moeten verslagen van vergaderingen worden opgemaakt en afgeprint. Al deze documenten moeten voorzien worden van handtekeningen op de juiste plaats door de juiste personen en vervolgens moet het hele pakket de post op naar de griffie van de ondernemingsrechtbank. Daar wordt gezorgd dat de juiste gegevens bij het Belgisch Staatsblad terecht komen.  Voor een publicatie betaalt men momenteel 132,98 euro. Indien er ergens fouten gemaakt worden door de VZW, wordt de bundel teruggestuurd. ”

Dat kan én moet beter.

“We zien het nu vaak: bestuurders nemen ontslag en dit wordt niet gepubliceerd omdat het elke keer 132,98 euro kost. Of statutenwijzigingen blijven liggen omdat de papieren neerlegging via de aanvraagformulieren een hele rompslomp is”, aldus Steven Matheï.

Wanneer men niet wettelijk in orde is, loopt men als bestuurder van een VZW nochtans een persoonlijk risico. 

"Een aanpassing van die procedure is noodzakelijk", zegt Steven Matheï. Om de administratieve last voor VZW's te verminderen, stelt CD&V voor dat de neerlegging voortaan eenvoudig digitaal kan én dat de publicatie in het Belgisch Staatsblad gratis wordt. "Hiermee geven we de naar schatting 100.000 VZW’s en de vele actieve vrijwilligers en bestuurders een duwtje in de rug en zorgen we voor een “vereniging vriendelijke” administratie. Op die manier is er geen excuus meer om niet in orde te zijn.”